Maak een afspraak: +31 71 517 4747

Is notuleren verplicht?

Moet je notuleren bij een vergadering? Zo nee, wat zou dan een reden zijn om notulen te maken? In de statuten kan een regeling zijn opgenomen over het notuleren. Notuleren wil minimaal zeggen ‘het vastleggen van een besluit’. Een dergelijke vorm van notuleren noem je een besluitenlijst. Je hoeft dus niet een hele beraadslaging vast te leggen. Het belangrijkste is dat het te nemen besluit zorgvuldig op papier komt.


Duidelijkheid over vergadering
Notulen zijn dus niet wettelijk verplicht. Maar zeker voor bepaalde belangrijke besluiten zijn notulen eigenlijk een vereiste. Anders kan je later nooit bewijzen dat de aandeelhouders of het bestuur dit besluit hebben genomen.
Notulen kunnen misverstanden, onduidelijkheden of discussie achteraf voorkomen. In de notulen leg je duidelijk schriftelijk vast wat op de vergadering besproken onderwerpen waren. Zo kan iedereen achteraf makkelijk terug lezen en bewijzen wat er is besproken. Het is eigenlijk de enige manier om een besluit vast te leggen.


Notulen als bewijsmiddel
Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures. Het is daarom verstandig om notulen zorgvuldig op te stellen. In die stukken moet je steeds voldoende informatie opnemen over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen.