Als flexibele ondersteuner is de secretaresse of managementassistent op locatie een belangrijke schakel binnen een (bestuurs) secretariaat, een projectgroep of projectteam. Zij ondersteunt de manager en het team proactief met de uitvoering van secretariële en administratieve taken. Door de professionele ondersteuning zorgt zij dat eenieder zijn werkzaamheden optimaal kan uitvoeren en ontwikkelt snel een goed begrip voor de organisatie en de klant. Ze is klantgericht, stressbestendig, een teamplayer, neemt verantwoordelijkheid en is een centraal aanspreekpunt. Eventueel draagt zij tevens de verantwoordelijkheid voor de organisatorische en secretariële zaken.

De projectassistent speelt een grote rol door het project te structureren en beheersbaar te houden. Ondersteunt de projectleider en de projectteams in administratief en inhoudelijk opzicht en voert verschillende administratieve en coördinerende taken uit. Toegevoegde waarde zit ‘m in het hebben van kennis van de methodieken en weten hoe zij informatie verzamelt en prioriteiten stelt.

Zij is de linker- en rechterhand van de projectleider, werkt zelfstandig met eigen inbreng, is coördinerend sterk en helder in haar communicatie. Zij bewaakt de voortgang en vangt onderweg signalen op waarop vervolgens actie kan worden ondernomen.

De projectsecretaris ondersteunt projectleiders en de projectteams in administratief en inhoudelijk opzicht. Hij voert verschillende in eerste instantie administratieveen coördinerende taken uit zoals agendabeheer, verslaglegging, het bewaken van afspraken, opzetten en beheren van projectdossier en daaraan gerelateerde versiebeheer van documenten. Daarnaast taken als het  beheren van projectvoortgang, budgetbewaking, beheren van contracten, opzetten en beheren van de projectplanning, opzetten en beheren van projectrisico’s en -issues en beheren van het kwaliteitssysteem.

De werkzaamheden van de projectsecretaris gaan vaak dieper. Inhoudelijke taken bestaan uit bijdragen aan totstandkoming van beleid en bijdragen aan projectvoortgangsrapportage. De projectsecretaris is communicatief sterk en vervult een centrale rol tussen de projectteams of werkgroepen. Rapporteert aan de projectmanager.