Uw receptie uitbesteden?

Het leven is druk en niet altijd voorspelbaar. Zoals bij ieder bedrijf komen er problemen voor en aangezien we die niet altijd kunnen voorkomen kunnen we als verantwoordelijke alleen maar proberen de best mogelijke oplossing te vinden. Als een van de uitdagingen die je ondervindt verband houdt met het plannen van afspraken je omdat je ze zelf maakt naast je dagelijkse taken of omdat de receptie niet zo goed presteert als je wenst, dan zou je eens kunnen overwegen de receptietaken te outsourcen aan een extern Afsprakenbureau als een permanente oplossing.

Het Afsprakenbureau

Het Afsprakenbureau is een dynamische afdeling met gedreven medewerkers waar continue gewerkt wordt aan verbeteringen op het gebied van patiënten logistiek, efficiëntie en klanttevredenheid.
Op het extern afsprakenbureau wordt het dagelijkse telefoonverkeer van een praktijk overgenomen door geroutineerde telefonistes die namens de praktijk de patiënten te woord staan en het afsprakenproces geheel verzorgen.
Als patiënten bellen beantwoord een telefoniste namens de praktijk de telefoon, opent het digitale agendasysteem van de praktijk en helpt vervolgens met het inplannen, verzetten of annuleren van afspraken. Nieuwe patiënten worden volgens een vooraf afgesproken procedure ingeschreven in een nieuw patiëntendossier en vertelt wat er van hen wordt verwacht tijdens het eerste bezoek. Tevens kunnen digitaal allerlei formulieren worden toegestuurd en andere specifieke opdrachten worden uitgevoerd.

Afspraakplanning

De afspraakplanning verwijst naar een procedure voor het maken van afspraken in een webgebaseerd systeem waarmee online gemakkelijk afspraken kunnen worden gemaakt. En het afsprakenbureau maakt gebruik van de agendasoftware platforms die de praktijk ter beschikking heeft.
Via beveiligde kanalen loggen de telefonistes in en verzorgen de vereiste registraties.
Een aantal voorbeeld van bekende platforms zijn: FysioRoadmap, Intramed, Crosssuite, Practicehub, Outlook Agenda, Google Agenda, etc.

Volgens Forbes is het beheren van afspraken essentieel en de belangrijkste stap van klantenservice om een succesvol bedrijf te hebben.

Wat kan het uitbesteden voor mij betekenen?

1. Continuïteit in bezetting en oprechte patiëntenaandacht
2. Besparing van overheadkosten (opleiden, bijscholen, aanschaf hard- en software) en salarissen
3. Borging van het afsprakenproces met behoud van investering
4. Jezelf en het team gefocust houden op wat belangrijk is in de praktijk
5. Het vermindert de no-shows en houd de agenda’s vol
6. Herstel van de rust in de praktijk

Centraliseren van telefonie en agendabeheer

Een Shared Service Center (SSC)  of een Business Proces Outsourcing (BPC) is een autonome eenheid die verantwoordelijk is voor de afhandeling van een aantal operationele taken voor één of meerdere organisaties. Door bijvoorbeeld telefonie en agendabeheer te centraliseren biedt je klanten van begin tot eind het gevoel van hoogwaardige en betrouwbare service. Deze ervaring is reeds opgedaan door vele publiekgerichte organisaties zoals ziekenhuizen, universiteiten, overheden en ondernemers in het MKB die deze services hebben uitbesteed aan professionele partijen.

Als een professionele en ervaren receptie die altijd empathisch is, luistert, accurate antwoorden geeft en afspraken maakt, perfect in balans met uw voorkeuren en de systemen die u het liefst gebruikt, dan is Quality CS een keuze voor u. Klik hier voor meer informatie.